Case Study

Wie Vetter Pharma seinen Analysten dank automatisierter Berichte viel Zeit spart

Vetter-Pharma

Hochwertige Berichte

Konsistent hohe Qualität und Struktur der Berichte in dem weltweit operierenden Unternehmen.

Hohe Zeitersparnis

Die Analysten sparen durch automatisierte Reportings bis zu 600 Stunden pro Jahr.

Reduzierte Arbeitskosten

Ungefähr 60 Berichte werden pro Monat automatisiert erstellt. Analysten haben so mehr Zeit für andere Aufgaben.

Der Anwendungsfall

Als global agierendes Unternehmen beschäftigt Vetter Analysten, die jeden Monat zahlreiche Reportings verfassen müssen. Diese enthielten eine Fülle standardisierter Stellungnahmen und die Erstellung erforderte viel Zeit. Daher suchte Vetter nach einer Lösung, um die Finanzberichte für die Senior Vice Presidents zu automatisieren, damit diese einen besseren Einblick in den finanziellen Status Quo und die internen KPIs erhalten. Vor allem wollten sie ihren Analysten, die diese Berichte erstellen mussten, Zeit sparen, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Die Herausforderung

Die Analysten von Vetter schrieben diese Berichte manuell und mussten einen Großteil ihrer Arbeitskapazität in deren Erstellung investieren. Als Vetter sich an AX Semantics wandte, um diese Berichte automatisieren zu können, war die Datenaggregation sehr mühsam, da alle Berichte manuell von einzelnen Analysten erstellt wurden. Es mussten zunächst alle notwendigen Geschäftsdaten erfasst und überprüft werden.Da Vetter Pharma mit sensiblen Informationen arbeitet, ist Datenschutz unerlässlich. Aus diesem Grund durften die Daten ausschließlich auf den Servern von Vetter verbleiben und nicht mit einer Drittanbietersoftware gespeichert werden.

Die Ziele:

  • Interne Unternehmensberichte vereinfachen
  • SVPs einen besseren Einblick in die finanzielle Situation und die KPIs geben
  • Arbeitsbelastung der Analysten reduzieren
  • Kosten sparen

Pharmaunternehmen nutzen unsere HIPAA-konforme NLG-Software, um Berichte wie behördliche klinische Studienberichte (CSRs) bis zu 40 % schneller zu erstellen, indem sie 30 % des CSR-Schreibens automatisieren.

Robert1Robert Weissgraeber
CTO und Geschäftsführer AX Semantics

Die Lösung

Den Datenanalysten bei Vetter war klar, dass sie einen Weg finden mussten, den gesamten Prozess der Berichtserstellung zu automatisieren. Deshalb entschieden sie sich für die Verwendung der AX Semantics Software.

1. Interne Server-Struktur

Um automatisierte Berichte erstellen zu können, musste Vetter zunächst die für die Erstellung der Berichte benötigten Daten und Informationen sammeln. Da ein solcher Datenpool jedoch nicht existierte, entschied sich Vetter für den Aufbau einer internen Serverstruktur, um alle für die Automatisierung der Reportings notwendigen Daten zu speichern. Als positiver Nebeneffekt ergaben sich daraus auch Business-Intelligence-Vorteile außerhalb der Zusammenarbeit mit AX Semantics.

2. Direkte API

Datenschutz war essenziell, daher entschieden sich Vetter und AX Semantics für die Lösung, eine direkte API zu nutzen. Die API-Integration stellte die Verbindung zwischen dem Datenpool von Vetter und dem System von AX Semantics sicher, so dass ein direkter Datenaustausch möglich war. Auf diese Weise konnten die Daten zwischen Vetter und AX problemlos synchron gehalten werden und die Automatisierung reibungslos ablaufen. Gleichzeitig aber war die Datenspeicherung ausschließlich auf den Servern von Vetter gewährleistet.

3. Automatisierte Berichterstattung

Vetter Pharma ist jetzt beispielsweise in der Lage, wichtige Berichte automatisiert an die Führungsebene zu senden. Diese Berichte stammen aus dem strukturierten Datenpool und sind skalierbar sowie wiederverwendbar für die mögliche Generierung neuer Berichte. Nachdem die Datenwissenschaftler von Vetter das Basis-Setup konfiguriert hatten, begann die Automatisierung von Dutzenden von Berichten pro Monat. Durch die Automatisierung ist die gleichbleibend hohe Qualität der Berichte gewährleistet.

Example-of-monthly-report-of-Vetter-Pharma
Example of an automatically generated text in the Misumi webshop.

Die Ergebnisse

Vetter konnte die Arbeitskosten senken und gleichzeitig den Analysten Zeit sparen, damit sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können. Jährlich werden durch die automatisierte Erstellung der Reportings 600 Stunden Arbeitszeit eingespart. Darüber hinaus verfügen die Reportings über eine unternehmensweit einheitliche Berichtsstruktur und sind weniger fehleranfällig. Das bedeutet, dass die Gesamtqualität der Berichte durch die Automatisierung gestiegen ist. Die Berichte können viel schneller als bisher bereitgestellt werden und viele Teile davon sind sowohl skalierbar als auch wiederverwendbar.Da neue Medikamente zahlreichen Vorschriften unterliegen müssen, ist die Markteinführung recht zeitaufwändig und ein komplexer Prozess. Daher wird der Erfolg von Pharmaunternehmen nicht nur davon abhängen, ob sie großartige Geräte erfinden, sondern vielmehr von ihrer Fähigkeit, diese Geräte schnell auf den Markt zu bringen. Ein Schlüssel zum Erfolg liegt darin, angemessene Finanzberichte zu erstellen und die Geschäftsentwicklung zu verfolgen sowie die Markteinführung und Verkäufe zu überwachen.

Vetter Pharma

Vetter Pharma ist ein weltweit tätiges Auftragsentwicklungs- und Fertigungsunternehmen (CDMO). Das Pharmaunternehmen ist auf die aseptische Produktion von vorgefüllten Spritzensystemen, Karpulen und Fläschchen spezialisiert. Vetter beschäftigt weltweit mehr als 5.700 Mitarbeiter und bietet Dienstleistungen in den Bereichen klinische Fertigung, kommerzielle Fertigung sowie Verpackung und Montage an.

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